なぜ今「設計」が大事なのか

1-1AIを入れても楽にならない職場で起きていること

ある会社の経理部では、請求書の内容を読み取って会計システムに入力するAIツールを導入しました。読み取りの精度は高く、1枚あたりの入力時間は10分から1分に縮みました。ところが3か月たっても、月末の残業はほとんど減りませんでした。

現場を調べると、次のようなことが起きていました。

• AIが読み取った内容を、担当者が念のため全項目、原本と見比べていた。どこを見ればよいかが決まっていなかったため、確認の時間が以前の入力時間とほぼ同じになっていた
• 読み取れない請求書（手書き、外国語、複数ページなど）をどう扱うかが決まっておらず、担当者の机に「保留」の山ができていた
• 入力が速くなっても、上長の承認待ちが平均2日かかる状況は変わらず、支払いまでの日数はほとんど縮まなかった

この例のように、AIを入れても楽にならない職場には、共通する原因があります。

原因	起きること	この教材で扱う章
業務の流れが決まっていない	AIが速くした工程の前後で、待ちや手戻りが増える	第2章
判断の基準が人の頭の中にある	AIに任せてよい範囲が決められず、結局人がすべて見直す	第2・3章
確認と責任の持ち方が決まっていない	確認が過剰か形だけになり、例外が放置される	第4章

どれもAIツールの性能の問題ではありません。道具を入れる前に、仕事の形を決めていなかったことが原因です。この「仕事の形を決める」作業が、この教材でいう設計です。

1-2部分の速さと、全体の速さ

1-1の例をもう少し詳しく見てみます。請求書を受け取ってから支払いの準備が終わるまでの流れと、それぞれにかかる時間は次のとおりでした。

工程	導入前	AI導入後	変化
受け取り・仕分け	2分	2分	変わらず
会計システムへの入力	10分	1分	AIで大きく短縮
内容の確認	3分	9分	全項目を見比べるようになり増加
上長の承認	平均2日待ち	平均2日待ち	変わらず
支払いデータの作成	3分	3分	変わらず

作業時間の合計は18分から15分に減っていますが、思ったほどではありません。そして、請求書が届いてから支払い準備が終わるまでの日数は、承認待ちの2日が支配しているため、ほとんど変わっていません。

業務全体の速さは、いちばん遅い工程で決まります。この、流れを詰まらせている工程をボトルネックと呼びます。AIで一部の工程を速くしても、ボトルネックが別の場所にあれば、全体はほとんど速くなりません。それどころか、AIの工程の後ろに確認という新しい作業が増え、そこが次のボトルネックになることもあります。

1-3業務設計とシステム設計

この教材では、2つの言葉を次のように使います。

業務設計とは、誰が、何を、どの順番で、どんな基準で行うかを決めることです。請求書処理でいえば、「誰が受け取り、何を確かめ、どの条件なら誰の承認が要り、いつまでに支払うか」を決めることにあたります。

システム設計とは、その業務を支える仕組みを決めることです。どんなデータを、どこに、どんな形で持ち、どの画面で入力し、どのシステムと受け渡し、誰がどこまで操作できるか、といったことを決めます。

	業務設計で決めること	システム設計で決めること
流れ	工程の順番、分岐、例外の扱い	状態（受付済・承認済など）の管理と、画面の遷移
担い手	人・システム・AIの役割分担	AIや自動処理を組み込む場所と方式
判断	判断の基準、承認の条件	基準をルールや知識として持たせる方法
情報	何の情報を使い、何を残すか	データの項目、形式、置き場所、保存期間
統制	誰が何を確かめ、誰が責任を持つか	権限、操作の記録、承認の仕組み

表を見ると分かるとおり、2つは表と裏の関係にあります。業務の形が決まらないと、システムに何をさせればよいかが決まりません。逆に、システムやAIで何ができるかを知らないと、無理のない業務の形も描けません。この教材が両方を一緒に扱うのはそのためです。

1-4担い手が「3者」になる

これまでの業務は、人とシステムの2者で分担していました。AI時代には、ここにAIという新しい担い手が加わります。

これまで

人システム

→

これから

人システムAI

3者は性質がまったく違います。任せ方を考えるには、この違いを押さえておく必要があります。

	従来のシステム	AI（生成AIなど）	人
動き方	決められた手順どおりに動く	指示と材料から、もっともらしい答えを組み立てる	経験と状況から判断する
結果のぶれ	同じ入力なら必ず同じ結果	同じ入力でも結果が変わることがある	人や日によって変わる
得意なこと	計算、集計、決まった形式の処理、大量の繰り返し	文章の読み取り、要約、下書き、分類、見比べ	前例のない判断、交渉、責任を伴う決定
苦手なこと	想定外の形の入力	常に正確であること、根拠を確実に示すこと	大量の単純作業を正確に続けること
誤り方	設定の誤りを、同じように繰り返す	自信がありそうな文章のまま誤る	疲れや思い込みで見落とす
変えやすさ	変更に開発が必要で時間がかかる	指示や材料を変えれば、すぐに動きが変わる	教育と引き継ぎが必要
説明できるか	手順を追えば説明できる	なぜその答えになったか、完全には説明できない	本人が説明できる

この違いから、基本の分担は次のようになります。答えが一つに決まる計算や転記は従来のシステムに、読む・まとめる・下書きする・見比べるといった仕事はAIに、最終的な判断と責任は人に。具体的な分け方は第3章で扱います。

1-5AI時代に、設計がより大事になる理由

業務の設計は、AIが登場する前から大切でした。それでもAI時代に「より」大事になるのには、4つの理由があります。

理由1：AIの出来は、渡す材料と指示で決まる

同じAIでも、整ったデータ、明文化されたルール、具体的な指示を渡せば良い結果を出し、曖昧なまま渡せば曖昧な結果を返します。AIの性能差よりも、何をどう渡すかという設計の差のほうが、結果に大きく効く場面が多くあります。

理由2：AIは間違える前提で組み込む必要がある

従来のシステムは、正しく作れば正しく動き続けます。AIは、正しく組み込んでも一定の割合で誤ります。だからこそ、どこで誤りを止め、誰が確かめ、止められなかったときにどう気づくかを、最初から流れの中に組み込む必要があります。

理由3：作るのが簡単になり、ばらばらに増えやすい

生成AIは、プログラムを書かなくても、指示を書くだけで仕事に使えます。これは大きな利点ですが、各自が思い思いに使い始めると、同じ業務でも人によってやり方が違い、どこで何にAIが使われているか誰も把握していない、という状態になりがちです。作るのが簡単になったぶん、全体の形を決める設計の役割が重くなります。

理由4：説明と責任が求められる

経理や人事、顧客対応のように、結果について社内外に説明する責任がある業務では、「AIがそう出したから」という説明は通りません。誰がどの段階で何を根拠に判断したのかを後から説明できるよう、確認と記録の仕組みを設計しておく必要があります。上場企業の財務報告に関わる業務であれば、内部統制の観点からも求められることです（第10章で扱います）。

1-6設計の質を左右する「6つの問い」

この教材で学ぶことは、突き詰めると次の6つの問いに答えることです。業務にAIを組み込もうとするときは、この6つに自分の言葉で答えられるかを確かめてください。

問い	答えられないと起きること	主な章
1. 何のためにやるのか、何で成功を測るのか	導入したこと自体が目的になり、効果が分からない	第5章
2. 業務はどんな工程でできていて、どこで判断しているのか	AIに任せる範囲が決められない	第2章
3. 誰が（人・システム・AIのどれが）何を担うのか	全部AIか、全部人かの極端な二択になる	第3章
4. 何を材料にして判断するのか	AIが古い情報や誤った情報で答える	第6・7章
5. 誤りをどこで止め、誰が責任を持つのか	誤りが社外に出てから気づく	第4・10章
6. どう測り、どう直し続けるのか	最初はうまくいっても、少しずつ使われなくなる	第11・19章

1-7この教材の地図

この教材は4部構成です。第1部で考え方をそろえ、第2部で仕組みの決め方を学び、第3部で一つの業務を最初から最後まで設計し、第4部で伝え方と育て方を学びます。

部	扱うこと	答える問い
第1部　基礎編	業務の分解、任せ分け、人の確認	問い2・3・5
第2部　設計編	要件、データ、知識、AIの型、連携、統制、評価、非機能、失敗パターン	問い1・4・5・6
第3部　実践編	お客様窓口の業務を、最初から最後まで設計する	6つすべて
第4部　協働と運用	システム部門への伝え方、運用で育てる方法	問い6、そして実現

どの章も、読んで終わりにせず、身近な業務を1つ思い浮かべながら読み進めてください。章末の「やってみよう」は、その業務を少しずつ設計していくための課題になっています。