システムをつなぐ（連携）

9-1業務は複数のシステムをまたぐ

請求書処理を例にすると、メールで請求書を受け取り、内容を表計算ファイルに転記し、会計システムに入力し、支払いのために銀行のシステムにデータを送る、という具合に、いくつものシステムをまたいでいます。第2章の業務分解表で「転記」として見つかる箇所の多くは、システムとシステムの間で人が情報を運んでいる場所です。

システムの間で情報を受け渡すことを連携と呼びます。人が運んでいる箇所は、手間がかかるうえに、写し間違い・漏れ・遅れが起きやすい場所です。AIを組み込むときも、AIの前後には必ず別のシステムがあり、そこでの受け渡しを設計しなければAIの結果は業務に生かされません。

9-2受け渡しの方法は4種類

システムの間で情報を受け渡す方法には、大きく4つあります。どれを使えるかは、相手のシステムが何に対応しているかで決まります。

9-3連携で決める7つの項目

方法を選ぶ前に、何をどう受け渡すかを決めます。次の7つを業務担当者が整理できれば、システム部門への相談がぐっと具体的になります。

6と7は特に忘れられがちです。連携は、相手のシステムの停止、通信の不具合、形式のずれなどで必ずいつか失敗します。失敗に気づける仕組みと、やり直す手順がなければ、データが届いていないことに月末まで誰も気づかない、という事態が起きます。

9-4受け渡しの「ずれ」を防ぐ

連携で起きる問題の多くは、システムごとにデータの意味や形が少しずつ違うことから生まれます。

意味のずれは、技術者だけでは見つけにくい問題です。「金額」という項目名が同じでも、業務上の意味が違うことは、業務を知る人にしか分かりません。第6章の項目定義表を、受け渡しの両側のシステムについて書いて並べると、ずれが見つかります。

9-5AIを連携の中に置くときの注意

AIは、メールの添付ファイルを読み取って必要な項目を取り出すといった、これまで人がしていた「つなぎ」の作業を担えます。ただし、AIを連携の途中に置くときは次の3点に注意します。

• AIの出力をそのまま次のシステムに流さない：AIの出力は誤ることがあります。次のシステムに渡す前に、形式の確認（入口の確認、第4章）と、必要に応じた人の確認を挟みます
• AIの出力の形を受け取り側に合わせる：受け取るシステムの形式（選択肢、桁数、日付の形）に合わせて出力させます。形が合わないと、そこで人の手直しが発生します
• AIを使わずに済む受け渡しには使わない：システム同士がAPIやファイルで直接やり取りできるなら、AIを挟む必要はありません。AIは、形の決まっていない情報（メール・PDF・画像）を形の決まったデータに変える場所で使います

9-6連携の全体を一枚に描く

連携が増えてくると、どのシステムからどのシステムへ何が流れているのか、誰も全体を把握していない状態になりがちです。業務担当者の視点で、次のような一覧を作っておくと、障害の調査や変更の影響を確かめるときに役立ちます。

この一覧があれば、たとえば会計システムを入れ替えるときに、影響を受ける連携をすぐに洗い出せます。また、システム部門と話すときの共通の地図にもなります。